江西博德律师事务所 2025年04月27日

编者 | 博德诉讼五组  谭勇

随着市场经济环境的恶化及企业经济效益下滑，劳动争议已成为企业用工管理的重要挑战之一。劳动者提起劳动仲裁或诉讼时，用人单位若缺乏企业合规意识和应对策略，可能面临败诉风险、声誉损失甚至行政处罚。针对企业面临的劳动用工困境，笔者将结合法律实务与相关法律及司法解释规定，从预防、应对和合规体系建设三方面，为企业提供系统性解决方案。

一、劳动争议风险防范：构建事前合规机制

1. 完善用工制度，夯实合规基础 

- 劳动合同规范化：确保劳动合同明确约定工资、工时、岗位职责等核心条款，避免模糊表述引发争议。例如，加班费计算基数、调岗条件等需具体化。  

- 规章制度合法化：依据《劳动合同法》制定员工手册、考勤制度等，需经民主程序（如职工代表大会讨论）并向员工公示，确保其法律效力。  

- 社保与薪酬合规：按时足额缴纳社会保险，避免因“自愿放弃社保协议”被认定无效；工资结构需透明，区分基本工资与绩效奖金，避免拖欠或克扣。

2. 强化证据管理，应对举证责任倒置 

- 用人单位在劳动仲裁中需对“解除劳动合同”“扣减工资”等决定承担举证责任，应保留以下关键证据：  

- 考勤记录：电子打卡数据需定期备份并签字确认；  

- 工资发放凭证：银行流水、签收单等需与劳动合同约定一致；  

- 违纪处理记录：员工签字确认的警告信、会议纪要等。  

- 涉及加班争议时，若企业未保留考勤记录或审批文件，可能因举证不能承担不利后果。

3. 规范用工流程，避免程序瑕疵 

- 解除劳动合同程序合法：若以“严重违纪”为由解雇员工，需确保规章制度中对“严重”情形有明确定义，且解除前已履行告知义务并给予申辩机会。  

- 特殊群体保护：对孕期、工伤员工等需严格遵循法定保护条款，避免因歧视性处理引发争议。

4.招用员工前做好背景调查

首先强调一点，背景调查只是提前预防，企业不能因背景调查搞就业歧视。笔者强调的背景调查主要针对两方面，一方面需考虑员工是否存在竞业限制，防止招录后带来不必要的麻烦；另一方面，调查清楚员工与前单位是否存在劳动争议或其他诉讼官司等也是十分必要的。实践中，有员工曾先后七次起诉不同的用人单位主张经济赔偿或补偿，当然这并非耸人听闻，做好背调也是企业减少诉讼风险的重要一环！

二、劳动争议应对策略：高效处理与风险控制

1. 争议分级处理，优先内部化解 

- 协商与调解优先：建立企业劳动争议调解委员会，通过工会或第三方介入，争取在仲裁前达成和解。例如，协商解除劳动合同时需明确补偿方案并书面确认。  

- 区分争议类型：对工资、社保等易调解事项，可通过补发、补缴快速解决；对涉及违法解除等复杂争议，需评估法律风险后决策。

2. 仲裁阶段的法律应对 

- 时效与请求审查：注意仲裁时效为1年（自争议发生日起），对超时效申请可提出抗辩；核查劳动者诉求是否属于仲裁受理范围（如社保补缴需向行政部门投诉）。  

- 举证策略优化：针对不同争议类型准备针对性证据。例如，加班争议需提供考勤记录与调休安排；违法解除争议需提供规章制度及送达记录。  

3. 诉讼阶段的败诉风险防控 

- 若仲裁败诉，企业需在15日内起诉。重点审查仲裁程序是否合法、证据是否充分，必要时申请证人出庭或补充证据。  

- 对可能引发群体性争议的案件（如大规模裁员），应提前制定应急预案，避免连锁反应。

三、企业合规体系建设：从管理到文化 

1. 建立劳动法合规培训机制 

- 定期对HR及管理层开展劳动法培训，内容涵盖合同管理、社保缴纳、争议处理等，结合典型案例分析常见风险点。  

- 引入外部律师团队进行合规审计，及时发现制度漏洞。

2. 动态合规审查与整改 

- 定期自查：每季度核查劳动合同签订率、社保缴纳记录、考勤数据等，确保符合最新法规（如各地最低工资调整）。  

- 第三方评估：通过专业机构评估用工风险，尤其关注劳务派遣、非全日制用工等特殊形式的法律合规性。

3. 构建和谐劳动关系文化 

- 通过员工满意度调查、开放沟通渠道等方式，提前发现潜在矛盾。例如，设立匿名投诉平台，及时处理员工不满。  

最后结语

用人单位应对劳动争议的核心在于“预防优于补救，合规高于博弈”。通过完善制度、规范流程、强化证据管理，企业可显著降低仲裁败诉风险。同时，积极构建合规文化，不仅能减少法律纠纷，还能提升员工归属感，为可持续发展奠定基础。